Do czego służy arkusz kalkulacyjny?

Arkusz kalkulacyjny Microsoft Office Excel 2007, jak i inne zaawansowane arkusze, to aplikacja służąca do prowadzenia obliczeń oraz analizowania zbiorów danych liczbowych i analizy statystycznej. Pozwala on także na prezentację danych oraz wyników w postaci zestawień, tabel lub wykresów. W arkuszu kalkulacyjnym w pewnym sensie powielamy tradycyjne obliczenia robione za pomocą kalkulatora i kartki papieru. Różnica pomiędzy nimi a tymi w arkuszu kalkulacyjnym polega na tym, że raz wpisane dane do arkusza oraz przygotowane przez użytkownika mechanizmy obliczeniowe (np. automatyczne sumowanie, obliczanie średniej, najwyższej bądź najniższej wartości itp.) można wykorzystywać wielokrotnie i na różne sposoby, ponieważ zostają zapamiętane w pliku. Takie rozwiązanie umożliwia dalszą edycję arkusza, a więc ponowne wykorzystanie istniejących danych do innych obliczeń, na przykład przy liczeniu wpływów i wydatków firmy, a następnie na ich podstawie najlepszych i najgorszych wyników finansowych w skali roku dla różnych działów przedsiębiorstwa.  Przykładem możliwości arkusza jest comiesięczne tworzenie listy płac pracowników. Takie dane jak składniki wynagrodzenia, składki ubezpieczenia społecznego czy wysokość podatku zostaną automatycznie wyliczone stosownie do liczby przepracowanych godzin w danym miesiącu, czy też zmiany zaszeregowania pracownika. Dzięki mechanizmowi kopiowania raz napisana reguła obliczania płac dla pojedynczego pracownika, może zostać powielona na ich dowolną liczbę. Można więc łatwo stworzyć listę płac dla dowolnej liczby pracowników. Dzięki sortowaniu łatwo taką listę przeanalizować, wyszukując np. „kominy” i „studnie” płacowe (najwyższe i najniższe płace). Jeśli na podstawie danych liczbowych przygotujemy wykres, pozwoli on nam zorientować się np., jaka jest wielkość udziałów procentowych poszczególnych składników wynagrodzenia pracownika (ile jest w nim podatku, składek ubezpieczeniowych itp.). Stosując mechanizm korespondencji seryjnej (Excel + Word), możemy wydrukować estetyczne „paski” z obliczeniami płac pracowników. Powyższe możliwości oferuje właśnie arkusz kalkulacyjny. Od użytkownika zależy, jak je wykorzysta, jak bardzo pomoże mu on w pracy i skróci czas mozolnych obliczeń.